Organiser la réception de sa soutenance : la checklist complète
Par Pro Buffet Events · · 3 min de lecture
En bref : pour une réception de soutenance réussie, il faut fixer le nombre d’invités, obtenir l’accord de l’établissement sur la salle, réserver le traiteur une à deux semaines avant, puis confirmer les détails 48 heures avant. Le jour J, le buffet doit être prêt avant la fin de la délibération.
Voici la checklist complète, étape par étape.
Trois à quatre semaines avant
- Connaître la date et l’heure de la soutenance, et la durée prévue (présentation, questions, délibération).
- Lister vos invités : jury, encadrant, collègues ou camarades, famille. Ajoutez une marge de 10 %.
- Fixer un budget. Avec un prix par personne, le calcul est simple : 30 invités à 80 DH, cela fait 2 400 DH. Notre article sur le prix d’un buffet de soutenance détaille plusieurs exemples.
- Vérifier si d’autres étudiants soutiennent le même jour : un buffet commun réduit le coût pour chacun, et à partir de trois buffets le même jour, nous accordons une réduction.
Deux semaines avant
- Demander à l’administration quelle salle peut accueillir la réception (salle voisine, hall, fond de l’amphithéâtre) et à partir de quelle heure le traiteur peut s’installer.
- Réserver le traiteur en indiquant la date, l’établissement, l’horaire et le nombre d’invités.
- Choisir la formule (Classique, Prestige ou Personnalisée) et signaler les régimes particuliers de vos invités. Pour voir ce que contient chaque formule, lisez notre menu.
La semaine de la soutenance
- Confirmer le nombre d’invités 48 heures avant.
- Envoyer au traiteur le nom de la salle, l’accès (portail, parking, étage) et le contact d’une personne sur place.
- Désigner un proche qui accueillera le traiteur : pendant votre présentation, vous ne pourrez pas répondre au téléphone.
Le jour J
- Le traiteur arrive en avance et installe le buffet discrètement pendant votre soutenance.
- Le buffet est prêt avant la fin de la délibération : vos invités passent directement de l’annonce du résultat à la réception.
- Pensez aux photos : le buffet fait souvent partie des souvenirs de la journée.
- Le débarrassage est assuré par le traiteur après la réception : vous profitez de vos invités jusqu’au bout.
Les erreurs à éviter
- Réserver trop tard. En juin, les bonnes dates partent vite.
- Oublier l’établissement. Une salle non autorisée peut tout bloquer le jour même.
- Sous-estimer le nombre d’invités. La famille vient souvent plus nombreuse que prévu.
- Tout gérer seul. Le jour de votre soutenance, votre seule mission est votre présentation.
Nous nous occupons de tout
Pro Buffet Events prépare, livre, installe et débarrasse votre buffet à Casablanca, Mohammedia, Rabat, Salé, El Jadida et Settat, pour les soutenances de Doctorat, de Master et de PFE. Envoyez-nous la date, le lieu et le nombre d’invités sur WhatsApp au 06 44 70 15 72.